Регистрация на HR агенция в България — посредничество при наемане на работа (2026)

Посредническа дейност по наемане на работа — обхват

Посредничеството при наемане на работа е дейност, при която едно лице (физическо или юридическо) свързва търсещите работа с работодатели и съдейства за сключването на трудово или друго правоотношение. На практика това е класическото поле на HR агенциите, recruitment компаниите и специализираните headhunter бутици.

Законодателят разграничава тази дейност от няколко свързани, но различни режима:

• HR консултантство — обучения, оценка на персонала, изграждане на организационни структури — не подлежи на този регистрационен режим.
• Предоставяне на временна заетост (temp agency) — тук посредникът на практика става работодател на изпратения работник. Това е отделен правен режим с отделна регистрация и по-тежки изисквания.
• Job board платформи — ако се ограничават до публикуване на обяви без активно свързване и съдействие, те не винаги попадат в обхвата, но практиката показва, че преминаването към активна селекция на кандидати изисква регистрация.

Когато дейността Ви включва активен подбор, интервюиране, препоръчване на кандидати и съдействие при сключване на договора — това е посредничество и се нуждае от регистрация, без значение как го наричате търговски (recruitment, executive search, talent acquisition).

Правна рамка

Режимът е уреден основно на две нива:

• Закон за насърчаване на заетостта (ЗНЗ) — рамков закон, който определя кой може да извършва посредничество и какви принципи важат.
• Наредба за условията и реда за извършване на посредническа дейност по наемане на работа — конкретизира изискванията за документи, процедурата, образците и контролните правомощия.

Компетентен орган е Агенцията по заетостта (АЗ), а лицензираните посредници се вписват в Единния електронен централизиран регистър на физическите и юридическите лица, осъществяващи посредническа дейност и/или осигуряващи временна работа. Регистърът е публичен и достъпен онлайн, което му дава и функция на доверителен източник за работодатели и търсещи работа — всеки може да провери дали дадена агенция е лицензирана.

Златното правило: безплатни услуги за търсещите работа

Преди да навлезем в процедурата, задължително трябва да подчертаем едно правило, което е абсолютно и чието нарушаване води до незабавно отнемане на регистрацията: услугите към търсещите работа и наетите чрез посредника работници са безплатни.

Това означава следното:

• Не може да се събират такси — нито фиксирани, нито процентни, нито под формата на „абонамент“, „такса за обработка“ или „CV-редакция“ — от кандидата.
• Не може да се използват индиректни схеми — например договаряне с работодателя сумата на възнаграждението на посредника да бъде приспадната от първата заплата на наетия работник.
• Не може да се налагат „неустойки“ или „обратно връщане“ на разходи от кандидата, ако той откаже офертата или напусне скоро след назначаването.

При констатирано нарушение — независимо дали от контролен орган или по сигнал — се налага имуществена санкция по ЗНЗ и при повторение (или по-тежък случай) регистрацията се заличава. Затова цялата финансова логика на HR агенцията трябва да бъде проектирана така, че приходите да идват изключително от работодателите.

Видове регистрация

При подаване на заявлението се избира обхватът, в който ще оперирате. Възможните варианти са:

• Посредничество за работа в Република България — за свързване на кандидати с български работодатели на територията на страната. Най-често използваният вариант за домашни HR агенции.
• Посредничество за работа в други държави — включва държави от ЕС/ЕИП и трети страни. Насочен е към агенции, които набират български кадри за чуждестранни работодатели или обратно.
• Посредничество за наемане на моряци — специален режим с допълнителни изисквания, свързани с международната морска конвенция MLC 2006 и изискването за минимум тригодишен опит в областта.

Един и същи търговец може да кандидатства за един или повече обхвати едновременно — таксата се заплаща за всеки от тях поотделно.

Кой може да се регистрира

Режимът е отворен към широк кръг правни форми:

• Български търговски дружества — ЕООД, ООД, АД, ЕАД. На практика най-често се избира ЕООД заради простотата на управлението и лесното отчитане.
• Еднолични търговци (ЕТ) — възможна форма, особено за малки бутикови практики, макар да не носи защита на личното имущество.
• Физически лица — при определени условия и за по-ограничен формат на дейност.
• Компании от ЕС/ЕИП и Швейцария — могат да оперират в България чрез клон или представителство, като прилагат документите за вписване в правната си юрисдикция по произход.

За стартиращи HR предприемачи практичният съвет е да се започне с ЕООД — регистрацията е бърза (около 3–5 работни дни в Търговския регистър), капиталовото изискване е символично (2 лв., респ. около 1 EUR), а счетоводството е опростено.

Материално-технически изисквания

Наредбата изисква кандидатът да разполага с подходяща материално-техническа база за извършване на посредническата дейност. На практика това включва:

• Подходящо помещение за предоставяне на услуги и приемане на кандидати — не може да бъде виртуален офис без реална възможност за срещи. Допуска се наем, но договорът трябва да е валиден и да покрива дейността.
• Офис обзавеждане — бюра, столове, шкафове за документация.
• Компютърна конфигурация и копирна/принтираща техника — за обработка на документи и съхранение на данни.
• Телефонна линия — стационарна или мобилна, служеща като канал за връзка.

В съвременната практика голяма част от recruitment работата се извършва дистанционно, но регулаторът запазва изискването за реален офис като средство за гарантиране на отговорност и възможност за проверки.

Изисквания към кандидата

Успешната регистрация зависи от изпълнението на няколко условия, повечето от които се проверяват служебно от Агенцията по заетостта:

1. Липса на задължения към държавата или общините за данъци и задължителни осигурителни вноски, освен ако са разсрочени или отсрочени.
2. Да не е в производство по несъстоятелност.
3. Да не е в производство по ликвидация.
4. Без влезли в сила санкции по ЗНЗ през последните 3 години.
5. Членовете на управителния и контролния орган — също да нямат санкции по ЗНЗ през последните 3 години, нито да са били част от ръководството на други лица, санкционирани през същия период.

Това последно условие е важно — то цели да предотврати „прехвърлянето“ на лиценз чрез учредяване на ново дружество от лица, вече наказвани за нарушения в посредническата дейност.

Необходими документи

Комплектът документи е сравнително лаконичен, но трябва да е прецизен:

1. Списък с данни за кандидата — управителят на юридическото лице или самото физическо лице, както и всеки служител, който ще извършва посредническа дейност. За всеки се посочват ЕГН, номер, дата и издател на диплома за образование (българска) или на документа за признаване (при чуждестранно образование).
2. Копие на дипломата за завършено средно или висше образование на кандидата — при по-старите дипломи (средно образование преди 2007 г., висше образование преди 2012 г.), които не се проверяват служебно от регистъра на дипломите.
3. Дипломи на служителите, които ще работят като посредници — същото правило за старите дипломи.
4. За моряшко посредничество — документи, доказващи минимум 3-годишен опит в областта на морския транспорт.
5. Пълномощно, когато заявлението се подава чрез упълномощен представител (например адвокат).

Важно е да се обърне внимание на един оперативен детайл: списъкът със служители трябва да бъде актуализиран при всяка промяна — напускане, ново назначаване, промяна в задълженията. Пропускането на тази актуализация е сред най-често срещаните нарушения при проверки.

Процедура — само електронно

От няколко години процедурата е напълно дигитализирана. Заявлението и всички придружаващи документи се подават изключително електронно през Единния електронен централизиран регистър на Агенцията по заетостта (chtp-povr.az.government.bg/employment-register). Хартиени документи не се приемат.

Стъпки на процедурата

1. Подготовка на документите в електронен формат (PDF, с квалифициран електронен подпис, когато се изисква).
2. Подаване през портала на АЗ с КЕП на управителя или упълномощения представител.
3. Проверка на допустимостта — АЗ преглежда документите в срок до 14 дни от подаването.
4. Проверка за нарушения — АЗ изисква справка от Главната инспекция по труда (ГИТ) за евентуални санкции по ЗНЗ.
5. Отстраняване на нередности — при констатирани пропуски се дава 14-дневен срок за корекция.
6. Решение — при изпълнени условия се издава удостоверение за регистрация; при неизпълнение — мотивиран отказ, който подлежи на обжалване.

Таксата се заплаща след одобрението на документите, което е потребителски коректен подход — не плащате за процедура, преди да е ясно, че ще приключи успешно.

Държавни такси (2026)

Таксите за 2026 г. се заплащат в евро и зависят от обхвата на регистрацията:

Важно: таксите се заплащат след одобрение на документите, а не при подаването. Ако се кандидатства за няколко обхвата едновременно, таксите се натрупват — например за регистрация за БГ + за други държави общата сума ще бъде около EUR 857,44.

Удостоверение и валидност

След успешна процедура Агенцията по заетостта издава удостоверение за регистрация под формата на електронен документ. Това е съществено предимство на режима в сравнение с редица други лицензионни процедури — не се чака хартиен оригинал с печат и не се налага посещение за получаване.

Удостоверението е с безсрочна валидност. Не се изисква подновяване, презаверяване или плащане на ежегодна такса за поддържане — регистрацията остава активна, докато:

• не настъпи промяна в обстоятелствата, която изисква актуализация (нов управител, нови служители, нов адрес);
• или не бъде отнета с решение заради нарушения.

Удостоверението — разпечатано или в електронен вид — трябва да се постави на видно място в офиса така, че всеки посетител, включително контролни органи, да може да се запознае с него.

Бизнес модел и ценообразуване

След като сме минали през регулаторната рамка, нека разгледаме практическата страна — как една HR агенция реално прави пари в рамките на закона. Както вече подчертахме, всички приходи трябва да идват от работодателите.

Основни модели на възнаграждение

• Процент от годишното брутно възнаграждение — най-разпространеният модел при постоянни позиции. Обичайно варира между 15 % и 25 % за стандартни роли и може да достигне 30 % и повече при executive search.
• Фиксирана такса (flat fee) — договорена сума за успешно запълване на позицията. Подходящ модел за масови recruitment проекти (call center, търговски мрежи).
• Retainer — авансова такса, покриваща част от работата, като остатъкът се дължи при успешно назначаване. Типичен за висок executive search.
• Гаранционен период — обикновено 3 месеца, през които, ако кандидатът напусне, агенцията предоставя заместник безплатно или връща част от таксата. Това е важен договорен елемент.

Видове recruitment дейности

• Permanent placement — класическо посредничество за постоянна работа.
• Executive search — за висши ръководни позиции, с по-голям елемент на активно търсене и целенасочен подбор.
• Mass recruitment — при нужда от голям брой кадри в кратки срокове.
• Temp/interim — изисква отделна регистрация за временна заетост, но често се комбинира с recruitment дейността.

Ниши

Специализацията често е по-печеливша от универсалния подход. Чести ниши на българския пазар са: IT и технологии, медицина и здравеопазване, туризъм и хотелиерство, финанси и счетоводство, индустриално производство и международно набиране на кадри за Германия, Холандия, Великобритания.

Чести грешки в практиката

От практиката ни с HR клиенти сме идентифицирали няколко типични капана, които струват на агенциите глоби и отнети регистрации:

• „Консултантски“ или „административни“ такси от кандидатите — преоблечени под друго име, но по същество забранено събиране.
• Приспадане от първата заплата — договорено с работодателя, но икономически поето от работника. Регулаторът гледа на същината на сделката, не на формата.
• Неактуализиран списък на служителите — при напускане или нов колега списъкът в регистъра трябва да се актуализира незабавно.
• Липсващи задължителни клаузи в договора с търсещия работа — Наредбата изисква определени стандартни клаузи, чието отсъствие е процедурно нарушение.
• Неизложено удостоверение в офиса — малка, но често констатирана простъпка при инспекции.
• Недостатъчна GDPR защита на CV-та — HR агенцията е администратор на лични данни в голям мащаб и трябва да има изградени политики, съхранение, срокове за изтриване и съгласия.
• Нарушения на Закона за защита от дискриминация — в обявите за работа и при подбора не може да се поставят критерии по пол, възраст, етнически произход и др. без легитимно основание.

Често задавани въпроси