Електронна трудова книжка — какво се промени от юни 2025

Ще научите

• Какво представлява единният електронен трудов запис (ЕЕТЗ) и каква е правната му рамка.
• Какви данни съдържа електронният запис.
• Кой има достъп до данните и как е защитена личната Ви информация.
• Ключовите дати и срокове за прехода.
• Пълен чеклист на задълженията на работодателя.
• Какво се случва с хартиената трудова книжка.
• Как да проверите своя електронен запис.
• Какви санкции грозят работодателя при неспазване.

Какво е ЕЕТЗ

Единният електронен трудов запис (ЕЕТЗ) представлява електронен регистър, поддържан от Националния осигурителен институт (НОИ), който замества традиционната хартиена трудова книжка. Правната основа на ЕЕТЗ е в новия чл. 128б от Кодекса на труда, въведен с измененията, обнародвани в ДВ, бр. 27 от 2025 г.

ЕЕТЗ е част от по-широката инициатива за цифровизация на трудовите отношения в България, която следва примера на други европейски държави, преминали към електронни регистри. Целта е да се осигури по-голяма прозрачност, достъпност и сигурност на данните за трудовия стаж на всеки работник и служител.

За разлика от хартиената трудова книжка, която физически се съхранява от работника и може да бъде изгубена, повредена или унищожена, ЕЕТЗ представлява централизирана база данни с резервни копия и висока степен на защита. Данните в системата се подават от работодателя по електронен път, а работникът може да ги проверява по всяко време.

Системата на ЕЕТЗ се надгражда върху вече съществуващата инфраструктура на НОИ за регистрация на трудовите договори (уведомления по чл. 62, ал. 5 КТ), като я разширява значително. Към досегашните данни за сключване и прекратяване на трудови договори се добавят нови полета за длъжност, размер на основното трудово възнаграждение, професионален опит, обезщетения и други.

Какви данни съдържа

ЕЕТЗ съдържа следните категории данни за всяко трудово правоотношение:

Основни данни за трудовия договор

• Дата на сключване на трудовия договор.
• Основание за сключване (безсрочен, срочен, за заместване и др. по чл. 67–68 КТ).
• Наименование на длъжността и код по НКПД.
• Място на работа (населено място и адрес).
• Уговорено работно време (пълно, непълно, брой часове).
• Размер на основното трудово възнаграждение.
• Срок на изпитване (ако е уговорен, по чл. 70 КТ).

Данни за промени в трудовото правоотношение

• Промяна на длъжност, работно място или възнаграждение.
• Преминаване от срочен към безсрочен договор.
• Промяна на работното време.
• Данни за допълнителни споразумения по чл. 119 КТ.

Данни за прекратяване

• Дата на прекратяване на трудовото правоотношение.
• Основание за прекратяване (конкретен член и алинея от КТ).
• Размер на обезщетенията при прекратяване.
• Неизползван платен годишен отпуск, за който се дължи обезщетение по чл. 224 КТ.

Данни за трудов стаж и професионален опит

• Общ трудов стаж.
• Професионален опит по смисъла на Наредбата за структурата и организацията на работната заплата.
• Данни за зачетен трудов стаж от други правоотношения (например военна служба, докторантура и др.).

Данни за отпуски и специфични обстоятелства

• Неплатен отпуск, който се зачита за трудов стаж (до 30 работни дни годишно по чл. 160, ал. 3 КТ).
• Данни за ползван отпуск по майчинство/бащинство.
• Данни за дисциплинарни наказания (забележка, предупреждение за уволнение, уволнение).

Кой има достъп

Достъпът до данните в ЕЕТЗ е строго регламентиран с оглед защитата на личните данни в съответствие с Общия регламент за защита на данните (GDPR / Регламент (ЕС) 2016/679).

Работникът/служителят има пълен достъп до всички свои данни в ЕЕТЗ. Достъпът се осъществява чрез електронните услуги на НОИ или НАП с ПИК (персонален идентификационен код) или КЕП (квалифициран електронен подпис). Работникът може да преглежда данните си, да разпечатва справки и да подава сигнали при открити несъответствия.

Работодателят има достъп само до данните, които сам е подал за своите настоящи и бивши служители. Работодателят не може да вижда данни, подадени от предишни работодатели на работника. Това е важна гаранция за поверителност: новият Ви работодател няма да знае колко сте получавали при предишния, освен ако самият работник не предостави тази информация.

Държавните органи (Инспекция по труда, НОИ, НАП, съдилища) имат достъп до данните в рамките на своите законови правомощия.

Важно от гледна точка на GDPR: Данните в ЕЕТЗ се обработват на основание законово задължение (чл. 6, пар. 1, буква „в“ от GDPR). Работодателят в качеството си на администратор на лични данни е длъжен да информира работниците си за обработването на данните им в ЕЕТЗ. Препоръчително е тази информация да бъде включена в политиката за защита на личните данни на предприятието.

Ключови дати и срокове

Важно за сроковете: Сроковете от 3, 7 и 10 дни са работни дни, не календарни. Те текат от настъпване на съответното обстоятелство. При забавяне на подаването работодателят подлежи на санкция.

Преходният период до 01.06.2026 г. е предназначен за работодателите да приведат системите и процесите си в съответствие с новите изисквания, да обучат персонала и да прехвърлят исторически данни за заварени правоотношения.

Задължения на работодателя — чеклист

За да осигурите пълно съответствие с новите изисквания, препоръчваме следния чеклист:

Технически подготовки

• Проверете дали системата Ви за ТРЗ (или счетоводен софтуер) поддържа подаване на данни в ЕЕТЗ формат.
• Актуализирайте софтуера си до версия, съвместима с новите изисквания.
• Осигурете КЕП за лицата, които ще подават данните.
• Тествайте връзката с електронната система на НОИ.

Организационни мерки

• Определете отговорно лице (или лица) за подаване на данните в ЕЕТЗ.
• Разработете вътрешна процедура, която да гарантира спазване на сроковете от 3, 7 и 10 работни дни.
• Обучете отдела по човешки ресурси и счетоводството за новите изисквания.
• Актуализирайте длъжностните характеристики на отговорните лица, ако е необходимо.

Правни задължения

• Актуализирайте вътрешните правила за обработка на лични данни, като включите информация за ЕЕТЗ.
• Информирайте работниците и служителите за обработването на данните им в ЕЕТЗ (задължение по чл. 13 от GDPR).
• Преразгледайте договорите с външни доставчици на ТРЗ услуги и осигурете договор за обработка на лични данни (чл. 28 от GDPR), ако те подават данни от Ваше име.
• Преразгледайте и при необходимост актуализирайте Регистъра на дейностите по обработване (чл. 30 от GDPR).

Преходни действия (до 01.06.2026 г.)

• Извършете инвентаризация на всички действащи трудови правоотношения.
• Сверете данните в хартиените трудови книжки с наличните електронни данни в системата на НОИ.
• Подайте коригиращи данни при открити несъответствия.
• Прехвърлете всички необходими исторически данни за заварени правоотношения.

Какво става с хартиената трудова книжка

Един от най-честите въпроси е дали хартиената трудова книжка трябва да се унищожи или върне. Отговорът е категоричен: не, хартиената трудова книжка остава при работника/служителя.

НОИ изрично препоръчва работниците да съхраняват хартиената трудова книжка поне до пенсиониране. Причината е практическа: за периоди преди 2003 г. (когато е въведена задължителната електронна регистрация на трудовите договори) данните в ЕЕТЗ може да бъдат непълни или да липсват изцяло. Хартиената трудова книжка остава единственото доказателство за трудов стаж от тези по-ранни периоди.

Правна стойност на хартиената трудова книжка след 01.06.2025 г.:

От 01.06.2025 г. работодателите вече не са длъжни да правят вписвания в хартиената трудова книжка за новосъздадени трудови правоотношения. За заварени (действащи) правоотношения обаче до 01.06.2026 г. работодателите трябва да продължат да поддържат и хартиената книжка, и електронния запис паралелно.

Хартиената трудова книжка запазва доказателствена стойност за целия период, за който съдържа вписвания. При спор за трудов стаж тя може да бъде представена пред съда, НОИ или друг орган като писмено доказателство.

Ако хартиената трудова книжка бъде изгубена или унищожена, за периоди след 01.06.2025 г. данните се възстановяват от ЕЕТЗ. За по-ранни периоди обаче възстановяването може да бъде значително по-трудно.

Практически съвет: Сканирайте хартиената си трудова книжка и съхранявайте електронно копие на сигурно място.

Как да проверите записа си

Всеки работник и служител може да проверява данните си в ЕЕТЗ по електронен път. Ето двата основни начина:

Вариант 1: Чрез портала на НАП (portal.nap.bg)

1. Влезте в портала на НАП с ПИК или КЕП.
2. Изберете раздел „Осигуряване“ или „Трудови договори“.
3. Прегледайте данните за регистрирани трудови договори и осигурителен стаж.
4. При открити несъответствия подайте сигнал чрез портала или се обърнете към работодателя.

Вариант 2: Чрез портала на НОИ (noi.bg)

1. Влезте в електронните услуги на НОИ с ПИК или КЕП.
2. Изберете услугата за справка за единен електронен трудов запис.
3. Можете да разпечатате справка за цялата си трудова история или за определен период.

Как да получите ПИК

Персоналният идентификационен код (ПИК) се издава безплатно от всеки офис на НАП. Необходимо е да се явите лично с документ за самоличност. ПИК се издава на място в рамките на минути. Алтернативно, можете да ползвате КЕП.

Какво да направите при грешка в данните

Ако установите неточност или липса на данни, първата стъпка е да се обърнете към работодателя (или бившия работодател), който е подал данните, с писмено искане за корекция. Работодателят е длъжен да подаде коригиращи данни. Ако работодателят откаже или не съществува (ликвидирано или заличено дружество), можете да подадете сигнал до Инспекцията по труда или до НОИ, като представите доказателства.

Санкции

Законодателят е предвидил сериозни санкции за работодатели, които не спазват задълженията си във връзка с ЕЕТЗ.

За неподаване или несвоевременно подаване на данни

Съгласно изменения чл. 414 КТ, работодател, който не подаде данни в ЕЕТЗ в установените срокове или подаде неверни данни, подлежи на имуществена санкция от 1 500 лв. до 15 000 лв. (от приблизително 767 EUR до 7 669 EUR). При повторно нарушение санкцията е в двоен размер: от 3 000 лв. до 30 000 лв. (от приблизително 1 534 EUR до 15 339 EUR).

За непредоставяне на достъп до данни на работника

Ако работодателят откаже да предостави на работника справка за подадените за него данни или откаже да направи корекция при доказана грешка, това също подлежи на санкция по чл. 414 КТ.

Контролен орган

Контролът за спазване на задълженията по ЕЕТЗ се осъществява от Инспекцията по труда (ИА „Главна инспекция по труда“). При проверка инспекторите могат да сравняват данните в ЕЕТЗ с фактическото състояние и да установяват нарушения.

Практически рискове за работодателя извън глобите

Неточните данни в ЕЕТЗ могат да доведат до трудови спорове с работници, проблеми при проверки от Инспекцията по труда, затруднения при кандидатстване за обществени поръчки и други негативни последици.

Често задавани въпроси

Заключение

Преходът към електронна трудова книжка е значителна промяна в българското трудово право, която засяга всички работодатели и работници. За работодателите ключовото е да осигурят навременно и точно подаване на данни в установените срокове, да обучат персонала и да актуализират вътрешните процеси. За работниците и служителите препоръката е проста: проверете електронния си трудов запис и се уверете, че данните са коректни.

Крайният срок за пълен преход е 01.06.2026 г. Ако все още не сте предприели необходимите стъпки, не отлагайте. Санкциите за неспазване са значителни, а навременната подготовка ще Ви спести проблеми.

Свържете се с Innovires Legal, ако имате нужда от съдействие при привеждане в съответствие с новите изисквания. Можем да Ви помогнем с подготовката на вътрешните документи, обучението на персонала и цялостната правна рамка на прехода.

Тази статия е изготвена от Innovires Legal и има информативен характер. Съдържанието не представлява правна консултация по конкретен случай. За правен съвет, съобразен с Вашата ситуация, моля свържете се с нас или с друг квалифициран адвокат. Приложимото законодателство и съдебна практика могат да се променят след датата на публикуване.